Guide pratique · Paie
Encoder les heures de ses ouvriers pour le secrétariat social : la méthode pas à pas
Mis à jour le 5 novembre 2026 · par l’équipe Presta Heure
Ce que votre secrétariat social attend
Le secrétariat social calcule la paie, les cotisations et les documents sociaux. Mais il ne sait pas ce qui s’est passé sur vos chantiers : c’est vous qui lui donnez les éléments variables du mois. Pour un ouvrier, cela revient à répondre, pour chaque jour du mois, à une seule question : a-t-il travaillé, combien d’heures, et sinon pourquoi ?
Les montants (primes, indemnités, chômage temporaire) sont ensuite calculés de son côté, à partir de ces informations et des règles de votre commission paritaire.
La méthode en six étapes
- Fixer l’horaire prévu de chaque ouvrier. Notez pour chaque ouvrier son horaire de référence, jour par jour (et son régime s’il est à temps partiel). C’est la base qui permet de repérer un jour incomplet, une heure supplémentaire ou une absence.
- Enregistrer les heures chaque jour, pas en fin de mois. Une heure notée le jour même est une heure juste. Notée de mémoire le vendredi ou à la fin du mois, elle devient une estimation. L’ouvrier note son arrivée, son départ et ses pauses, chantier par chantier.
- Donner un code à chaque jour non presté. Vacances, maladie, jour férié, petit chômage, accident du travail, chômage temporaire pour intempéries ou pour raisons économiques : chaque jour sans travail doit avoir son motif. Un jour vide est une question en plus pour votre secrétariat social.
- Contrôler et valider chaque semaine. Le lundi, relisez la semaine écoulée : journées oubliées, fins de journée non pointées, heures supplémentaires, demi-journées. Corrigez, puis validez. Une semaine validée ne bouge plus.
- Faire le récapitulatif du mois par ouvrier et par code. À la fin du mois, additionnez pour chaque ouvrier les heures prestées et les jours par code. C’est ce tableau que votre secrétariat social attend, dans l’ordre de sa propre grille.
- Envoyer avant la date limite et garder une copie. Chaque secrétariat social a sa date limite d’envoi pour la paie du mois : demandez-la et notez-la. Gardez une copie de ce que vous avez envoyé, avec les semaines validées qui l’expliquent.
Les erreurs qui reviennent chaque mois
| Erreur | Ce qu’elle provoque | Comment l’éviter |
|---|---|---|
| Une journée oubliée | Un jour vide, une question du secrétariat social, une paie en retard | Contrôler la semaine le lundi, pas à la fin du mois |
| Un jour d’intempéries noté en « absence » | Un motif faux, à corriger après coup | Un code « intempéries » distinct de l’absence |
| Une demi-journée codée en journée entière | Des heures payées en trop ou en moins | Heures prestées + code pour le reste de la journée |
| Des heures supplémentaires mélangées aux heures normales | Un sursalaire ou une récupération oubliés | Comparer chaque semaine aux heures prévues |
| La ressaisie depuis le papier | Des fautes de frappe, et des soirées perdues | Faire encoder les heures par l’ouvrier, à la source |
Avec un modèle Excel ou avec une application
Avec Excel, la méthode fonctionne pour une petite équipe : notre feuille de pointage chantier gratuite calcule les heures de la semaine et du mois, gère les absences et prépare le récapitulatif. Il reste à recopier ce que les ouvriers vous donnent.
Avec Presta Heure, l’ouvrier encode lui-même ses heures sur son téléphone (de l’une des trois façons au choix), vous validez la semaine, et la formule Paie & Pilotage produit l’export par ouvrier et par code, en CSV et en PDF. Voir l’export secrétariat social.
Ce guide décrit une méthode de travail ; il ne remplace pas les consignes de votre secrétariat social, qui restent la référence pour les codes et les délais.